Guide pour une externalisation FM de première génération

35 % des activités de Facility Management (FM) sont encore réalisées en interne. Afin d’être prêtes pour l'avenir, les entreprises recherchent un conseiller de confiance pour les aider à adapter leur lieu de travail malgré la complexité de leur lieu de travail post-Covid. 

Cet article donne les clés à tout gestionnaire cherchant à assurer une transition réussie vers l'externalisation, en particulier dans des environnements où elle n'était pas pratiquée auparavant.

Externalisation : les points clés à prendre en considération

1) Avoir une vision claire
La décision d'externaliser est généralement prise après que l'on ait validé les bénéfices du changement. Lorsqu'elle est exécutée de manière responsable, l'externalisation est un des moyens les plus rapides pour générer de la valeur au sein d'une organisation. Cependant, pour démontrer la réussite du projet et obtenir l'approbation des différentes parties prenantes, il est important de fournir des données probantes portant sur la situation de l'entreprise avant et après l'externalisation.

2) Les données sont la base du succès
Lorsqu'il s'agit d’un parc immobilier, il est courant que les données de base soient partielles, voire inexistantes. Dans l’enquête « CBRE Occupier », 93 % des personnes interrogées ont d’ailleurs déclaré qu'il était difficile de trouver des ressources en interne pour collecter les données nécessaires à une externalisation efficace. Ces ressources sont pourtant essentielles. Elles permettent de se baser sur des données fiables pour mener à bien l'externalisation.

3) Une solution adaptée à votre stratégie
Il n'y a pas de solution unique sur la façon dont un accord d'externalisation doit être structuré. Chaque organisation a ses propres attentes en matière de changement et applique sa propre combinaison de critères - financiers, commerciaux, amélioration du service, transfert de risques, soutien ESG, transformation du lieu de travail, etc.
La 1ère étape consiste à déterminer s'il faut sous-traiter à un fournisseur différent chaque service ou adopter une approche de management intégrée des services facilities (IFM). En IFM, tous les services sont regroupés dans un seul contrat avec un partenaire FM. Chaque approche présente ses propres avantages en fonction des besoins et des résultats souhaités. La solution doit respecter le caractère unique de l’organisation et s'intégrer de manière transparente avec les prérogatives et la culture d'entreprise.

4) Construire un partenariat en amont
Les contrats FM étant généralement de longue durée, une collaboration étroite est indispensable tout au long de la phase d'appel d'offres et de recherche de solutions. Au cours de ce processus, il est important de prendre le temps d’échanger en toute transparence. Cela permet au client et au partenaire de service potentiel de développer une solution optimale en gardant les piliers stratégiques au premier plan. Une fois le contrat en place, ce partenariat permettra aux équipes d'anticiper, de répondre et de s'adapter aux besoins changeants de l'entreprise cliente.

5) Quelles ressources ?
Comme pour tout fournisseur externe, la responsabilité et les résultats doivent être clairement définis entre le client et le fournisseur. Il est important de prendre en compte la nature et la taille de l'organisation retenue. Les équipes retenues sont souvent plus restreintes pour les bureaux conventionnels. A l’opposé, les entreprises dont les environnements présentent des contraintes de conformité et de réglementation plus importants - tels que l'industrie manufacturière ou les laboratoires pharmaceutiques - optent souvent pour une équipe de taille plus importantes et composée d'experts tels que des responsables QHSE et experts techniques du bâtiment. Dans un cas comme dans l’autre, cela signifie qu'il faut accepter la dépense liée à la duplication des équipes ou partir sur une externalisation complète pour bénéficier d’une économie liée à l’externalisation.

6) Inspirer un changement positif
Il est dans la nature humaine d’avoir peur du changement. L'importance de l'engagement des collaborateurs a été confirmée dans la récente enquête de CBRE auprès des occupants. Celle-ci a souligné que, pour 87% des personnes interrogées, une "stratégie claire en matière de personnel" est impérative lors de la mise en œuvre d'un programme d'externalisation. Un plan de changement et de communication solide pour soutenir la transformation doit être développé le plus tôt possible pour assurer la positivité et le succès du changement.


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