Change Management : Déménagement, Transformation des modes de travail...

Dans le cadre de tout projet immobilier, qu’il s’agisse d’un « simple » déménagement ou d’une transformation des modes de travail, la conduite du changement est un enjeu majeur pour les entreprises. Souvent occulté, cet accompagnement doit pourtant intervenir dès la phase de cadrage stratégique du projet. Avec un rassemblement de 3 sites, et un passage en flex office, le récent projet immobilier de CBRE a été l’occasion pour les équipes Workplace Strategy de proposer une nouvelle démarche d’accompagnement inspirée du Design Thinking, en rupture avec les techniques de programmation classiques. En se l’appliquant à soi-même, CBRE a pu pleinement apprécier l’efficacité de cette stratégie.

Voici 7 points à ne pas oublier pour une conduite du changement réussie !

Réaliser un audit de la situation de départ

L’audit de la situation de départ vous permettra d’identifier les freins et moteurs du projet. En réalisant des enquêtes auprès des collaborateurs, vous connaitrez leurs attentes en matière de services, par exemple, et pourrez donc les intégrer dans les aménagements. Cet audit vous permettra également d’identifier un comité de pilotage et des ambassadeurs qui porteront le projet auprès des collaborateurs.

Sponsoriser le projet

Vous aurez besoin de la visibilité et du soutien de la Direction Générale. Même si vous adoptez les meilleures techniques de conduite du changement, les messages que vous souhaitez passer seront d’autant mieux entendus qu’ils seront portés par la direction.

Impliquer les managers

Le changement passe également par la voix des managers. Ils diffusent les messages de la direction afin que ces derniers soient bien entendus par les équipes. Ils sont dans l’exemplarité managériale et doivent montrer leur volonté de transformer les usages.

Faire participer les collaborateurs

Il est important que les collaborateurs se sentent impliqués dans la conception du projet. Créer un groupe d’ambassadeurs, réaliser des enquêtes d’opinion, faire voter les collaborateurs, monter des groupes de travail ou comités ad hoc sont autant de méthodes qui permettront une meilleure appropriation.

Consulter les Instances Représentative du Personnel (IRP)

La communication auprès des IRP est indispensable – au-delà des strictes obligations légales. Associés au projet comme de véritables partenaires, ils pourront pleinement jouer un rôle de conseil, d’alerte et de soutien durant toute la durée du projet - à condition de les impliquer à chaque phase.

Communiquer

En parallèle de la conduite du changement, une communication directe à l’ensemble des collaborateurs est un enjeu crucial pour l’appropriation du projet et permettre une projection sur les futurs usages. A mettre en place dès le début du projet, elle permettra aux collaborateurs de connaitre, pas à pas, l’avancement du projet. Création d’un mini site intranet dédié, newsletters électroniques mensuelles, puis hebdomadaires dans la dernière ligne droite du projet, évènements…

Réaliser un retour d’expérience

Une bonne conduite du changement ne prend pas fin avec le déménagement lui-même. Une dernière phase, celle des retours d’expérience, est nécessaire pour permettre des ajustements en particulier sur les nouveaux usages. Particulièrement important, le questionnaire de retour d’expérience post- emménagement a deux utilités : Mesure le degré de satisfaction / d’appropriation des collaborateurs, son évolution dans le temps, et identifier les points à rectifier.