1 avril 2020
Dans le contexte hors norme que nous vivons, les modes de travail sont bouleversés et des équipes entières sont appelées à se réunir virtuellement, du jour au lendemain, alors que ces pratiques n’ont pas été anticipées, expérimentées et fiabilisées. 
Nombreux sont ceux qui découvrent dans l’urgence les solutions MS Teams, Zoom, Hang Out et consorts.

Nous vous proposons ici un premier focus sur notre expérience des outils de Collaboration à distance, en espérant que vous puissiez y trouver quelques idées utiles pour vous-même et vos équipes.

Nous constatons auprès de nos clients à travers nos projets en cours que la situation actuelle oblige à se reconfigurer rapidement et à adapter les habitudes et les moyens autour de 2 grands défis propres aux équipes novices en collaboration à distance : 
  • Maintenir le lien 
  • Continuer à partager


Premier défi : Garder le lien avec les équipes, garder le rythme des projets

L’enjeu est de maintenir une dynamique, une connexion entre les équipes et entre le manager et les équipes. 
La récurrence et la dynamique sont ici essentielles : favoriser le format court, faire tourner la parole, privilégier la vidéo pour favoriser l’implication. 
Des astuces comme une vidéo régulière enregistrée donnant avec plus ou moins de fun les intentions, un plan de travail et des attendus pourra renforcer l’attrait de l’équipe pour le format distanciel.

Deuxième défi : Continuer à animer des temps de partage et des ateliers

L’enjeu est de conserver l’attention et la tension des équipes autour de l’objectif de l’atelier. La taille du groupe est un aspect structurant du format et peut contraindre à des sous-groupes et donc à l’usage de certains outils. 
Alterner entre plusieurs outils est un moyen simple de maintenir l’implication (pas plus de 2 outils par session, plus les outils sont nombreux, plus on s’expose à des complexités inutiles et aux dysfonctionnements).
Le distanciel permet parfaitement de tenir des ateliers de co-construction ou de partage, mais cela nécessite une préparation spécifique et des facilitateurs habitués à cette spécificité.

Afin de répondre à ces deux défis, il existe de nombreux outils. Nous vous proposons de nous consacrer aux solutions les plus répandues chez les Grands Comptes aujourd’hui. 

Plateforme de e-conférence : quelles différences entre MS Teams et Zoom ?

  • MS Teams
    Le plus : offre des modules complémentaires comme Mind Meister / Klaxoon s’ouvrant dans l’application
  • Zoom
    Le plus : l’affichage de tous les participants, la possibilité de gérer des sous-groupes, l’enregistrement des interventions

Interactivité : quelles solutions utiliser en complément de MS Teams ou Zoom ? 

  • Klaxoon 
    Le plus : la plus complète à notre sens pour des animations, le module capsule permet de créer des présentations intégrant plusieurs outils (questionnaire, brainstorming, nuage de mot, etc.)
  • Mural
    Le plus : des trames de fond proposées
  • Sparkup
    Le plus : le challenge « the race » et le buzzer pour dynamiser vos sessions
    La plus adaptée pour des groupes de grande taille

Comment conduire des réunions complexes à distance ?


La collaboration impose de pouvoir échanger et partager, ces besoins sont parfaitement adressables par les outils présentés et nos méthodes d’ateliers distanciels s’appuie sur ces outils et nos plateformes internes. 
L’incidence est essentiellement sur l’anticipation et la durée de préparation, l’atelier en soi ne perd pas en substance et gagne en souplesse d’organisation. 

Nos recommandations opérationnelles dédiées aux équipes « débutantes » dans la collaboration à distance

Pour le dispositif :

  • Préparer en détail le filage/déroulé de l’atelier 
  • Valider en amont que tous les participants ont accès à l’outils ou peuvent l’utiliser
  • Prévoir une solution de repli (téléphone, email, présentation Powerpoint, autre outil) en cas de problème technique
  • Prévoir une connexion 5 à 10 min avant le démarrage de la session pour aligner les participants sur le fonctionnement et les problèmes de connexion

Pour l’animation :

  • En amont envoyer une FAQ permettant de répondre aux interrogations habituelles et fixées les règles habituelles au besoin adaptées d’un atelier distanciel
  • Accueillir les participants en les faisant faire une action technique (écrire un mot dans l’outil de conversation, mettre le microphone en silencieux, etc.)
  • Commencer par un jeu brise-glace comme un dingbat (rébus à base de lettre et de typographie uniquement) ou tour de présentation autour d’un objet totem
  • Distribuer la parole pour éviter la cacophonie à partir de 15 personnes (le fil de conversation étant adapté pour un nombre de participants inférieur à 15 personnes)
  • Donner une règle visuelle pour s’exprimer (pouce vers le haut, main levée, etc.) 
  • Répartir les rôles : un animateur de la réunion, un référent technique (gère les présentations, les outils, les connexions et déconnexion), un time keeper (qui vient aussi en appui de l’animateur), un scribe.

En synthèse, le format digital permet de mener tout type de réunion et d’animation à condition de confier leurs bonnes préparations à des experts.

Dans des usages avancés, nous sommes aujourd’hui en mesure de conduire à distance des réunions complexes, interactives et créatives.

Nos équipes sont à votre disposition pour échanger plus en détail sur nos pratiques et solutions.


Julien-Saillard
Julien SAILLARD
Associate director Workplace Strategy
Advisory & Transaction Services | Occupier